Contoh Arsip Surat Masuk Dan Keluar

Ada yang disebut dengan surat masuk dan surat keluar pada kantor. Sepertinya hal ini sudah sangat umum dijumpai pada kantor-kantor yang memakai sistem administrasi kepegawaian maupun sistem administrasi pengelolaan berkas. Surat masuk dan surat keluar adalah jenis surat yang dapat diterima ataupun dikirimkan dari kantor atau instansi tertentu yang memiliki kaitan dengan kepentingan pekerjaan pada kantor tersebut. Pada umumnya, surat masuk dan surat keluar ini mesti diarsipkan dengan teratur. Nah, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diketahui seputar surat masuk dan surat keluar pada kantor.

Contoh Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor

Berikut adalah beberapa contoh surat masuk dan surat keluar yang biasa ditemukan pada kantor:

Apa Itu Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor?

Surat masuk pada kantor adalah surat yang diterima secara fisik atau elektronik yang berasal dari sumber di luar kantor tersebut, sementara surat keluar pada kantor adalah surat yang dikeluarkan secara fisik atau elektronik yang ditujukan untuk penerima di luar kantor tersebut. Biasanya, surat masuk dan surat keluar dikirimkan oleh pihak luar yang memiliki hubungan dengan kantor seperti dalam suatu kesepakatan kerjasama, pengiriman dokumen, penyampaian informasi, dan sebagainya.

Mengapa Surat Masuk Dan Surat Keluar Perlu Diarsipkan?

Surat masuk dan surat keluar pada kantor biasanya digunakan sebagai dokumen penting untuk menjalankan berbagai macam kegiatan bisnis. Hal tersebut menyebabkan pentingnya adanya pengarsipan surat masuk dan surat keluar, karena jika ada permasalahan yang muncul, maka dokumen tersebut dapat dijadikan sebagai bukti yang sah untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Selain itu, pengarsipan surat masuk dan surat keluar juga dapat memudahkan dalam pencarian informasi atau data pada masa yang akan datang.

Kapan Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Dilakukan?

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor sebaiknya dilakukan secepat mungkin, biasanya pada hari yang sama saat surat diterima atau dikirimkan, tergantung pada keputusan perusahaan atau instansi tersebut. Namun, jika kondisi pada kantor atau instansi tersebut sangat sibuk dan terdapat banyak dokumen yang harus diurus, maka pengarsipan dapat dilakukan dalam waktu selambat-lambatnya 1-2 hari setelah surat diterima atau dikirimkan.

Dimana Tempat Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Dilakukan?

Tempat pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor biasanya berada pada departemen tertentu yang memiliki tanggung jawab terhadap hal tersebut. Departemen tersebut bisa saja bagian administrasi, bagian kepegawaian, bagian humas, atau bagian fungsional lainnya yang berhubungan dengan kegiatan kantor. Penempatan arsip pada tempat yang mudah untuk diakses serta aman dari tangan yang tidak berwenang menjadi hal yang perlu diutamakan.

Apa Saja Kelebihan Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor?

Kelebihan dari pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor, antara lain:

• Dapat mempermudah dalam mencari informasi dan data pada masa yang akan datang.
• Dapat mempermudah dalam menyelesaikan berbagai masalah yang berkaitan dengan dokumen tersebut.
• Dapat memperlihatkan histori kegiatan kantor atau instansi tersebut.
• Dapat memberikan pengawasan dan perlindungan serta menjamin keamanan dalam penyimpanan dokumen.
• Dapat memberikan pandangan yang jelas atas sepak terjang seseorang atau kelompok orang pada kantor atau instansi tersebut.

Apa Saja Kekurangan Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor?

Kekurangan dari pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor, antara lain:

• Memakan tempat yang banyak, memerlukan ruangan atau tempat yang cukup luas.
• Lebih mudah rusak atau terkena bencana alam seperti banjir, kebakaran, dan sebagainya jika terjadi di tempat penyimpanan dokumen.
• Memerlukan waktu dan biaya yang cukup besar untuk melakukan pengarsipan dan pengawasan dokumen tersebut.

Bagaimana Cara Membuat Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Yang Baik?

Berikut adalah beberapa hal yang harus diperhatikan untuk membuat pengarsipan surat masuk dan surat keluar pada kantor yang baik:

• Menyiapkan ruangan atau tempat yang aman, nyaman, luas, dan mudah diakses.
• Menyiapkan berbagai peralatan seperti rak arsip, label arsip, kunci, dan lain sebagainya.
• Membuat daftar judul arsip yang jelas dan detail pada setiap dokumen atau berkas yang akan diarsipkan.
• Membuat aturan pengarsipan yang jelas dan mudah dipahami oleh setiap pengguna.
• Menjaga kerapian dan kebersihan tempat penyimpanan arsip agar memudahkan dalam pengambilan dokumen ketika diperlukan.

Bagaimana Cara Memilih Sistem Pengarsipan Surat Masuk Dan Surat Keluar Yang Cocok?

Berikut adalah beberapa cara untuk memilih sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang cocok untuk kantor atau instansi tertentu:

• Melihat volume dokumen yang dihasilkan dan diterima pada kantor atau instansi tersebut.
• Menentukan sistem pengarsipan yang akan digunakan baik secara manual atau menggunakan teknologi.
• Melihat kebijakan dan regulasi pada kantor atau instansi tersebut.
• Memastikan kesesuaian antara sistem pengarsipan dengan kebijakan yang berlaku dan kebutuhan dari kantor atau instansi tersebut.

Cara Membuat Buku Agenda Surat Masuk Dan Keluar

Berikut adalah cara untuk membuat buku agenda surat masuk dan keluar pada kantor:

• Pertama, siapkan buku agenda dengan jumlah halaman yang cukup.
• Selanjutnya, bagikan buku agenda pada setiap departemen yang terkait.
• Setelah itu, tuliskan nomor urut pada kolom kiri buku agenda.
• Selanjutnya, tuliskan tgl surat, nomor surat pada kolom nomor surat, perihal dari surat tersebut pada kolom perihal.
• Terakhir, tanda tangani kolom tembusan jika terdapat tembusan surat tersebut.

Contoh Format Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar

Berikut adalah contoh format buku agenda surat masuk dan surat keluar pada kantor dengan penggunaan kolom nomor urut, tgl surat, nomor surat, perihal, tembusan, dan catatan

Conclusion

Demikianlah beberapa hal yang perlu diketahui seputar surat masuk dan surat keluar pada kantor. Dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar tersebut, pengarsipan menjadi salah satu hal yang penting untuk dilakukan. Dengan melakukan pengarsipan yang baik, maka dapat memudahkan dalam pencarian informasi dan data pada masa yang akan datang serta mempermudah dalam menyelesaikan berbagai masalah kantor atau instansi tersebut. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca dalam memahami pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor.