Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk

Disposisi surat masuk dan keluar merupakan proses penting dalam kerja kantor. Namun, tidak semua orang paham mengenai disposisi surat ini. Berikut ini adalah contoh lembar disposisi surat masuk dan keluar:

Lembar Disposisi Surat Masuk dan Keluar

Apa Itu Disposisi Surat Masuk Dan Keluar?

Disposisi surat masuk dan keluar merupakan tindakan untuk menindaklanjuti surat-surat yang masuk dan keluar dari suatu organisasi. Tindakan ini bertujuan untuk menjaga kelancaran tata persuratan di perusahaan dan memastikan surat-surat tersebut mendapat penanganan yang tepat sesuai dengan jenis surat yang masuk atau keluar.

Mengapa Harus Menyediakan Lembar Disposisi Surat Masuk Dan Keluar?

Lembar disposisi surat masuk dan keluar sangat penting untuk menyederhanakan proses pengolahan surat. Dalam bisnis, kita tidak bisa mengabaikan surat-surat masuk dan keluar karena bisa memengaruhi kinerja bisnis dan memiliki implikasi hukum. Dengan menggunakan lembar disposisi, kita bisa memastikan bahwa setiap surat mendapatkan tindakan yang tepat sesuai dengan jenis suratnya.

Kapan Disposisi Surat bisa Dilakukan?

Disposisi surat bisa dilakukan kapan saja setelah surat tersebut diterima. Namun, sebaiknya disposisi dilakukan sesegera mungkin untuk menghindari adanya informasi yang terlewat atau tindakan yang terlambat.

Dimana Lembar Disposisi Ini Harus Ditempatkan?

Lembar disposisi surat masuk dan keluar sebaiknya ditempatkan di dekat meja resepsionis atau kepala bagian perusahaan. Sehingga, setiap surat yang masuk atau keluar bisa langsung diberikan tindakan yang tepat.

Kelebihan Menggunakan Lembar Disposisi

Apa saja kelebihan menggunakan lembar disposisi pada proses tata persuratan perusahaan? Berikut ini adalah kelebihan-kelebihan yang bisa Anda rasakan:

1. Mencegah kesalahan dan kelalaian dalam menangani surat masuk dan keluar.
2. Memudahkan koordinasi antar bagian untuk menangani sebuah surat.
3. Mempermudah monitoring dan pelacakan surat masuk dan keluar.
4. Memberikan respons yang cepat dalam menangani surat masuk dan keluar.

Kekurangan Menggunakan Lembar Disposisi

Akan tetapi, selain kelebihan, penggunaan lembar disposisi surat masuk dan keluar juga memiliki kekurangan. Berikut ini adalah kekurangan-kekurangan dari penggunaan lembar disposisi:

1. Membuat proses tata persuratan perusahaan menjadi lebih lama dan rumit.
2. Membutuhkan biaya tambahan untuk mengembangkan sistem tata persuratan.
3. Membutuhkan waktu dan usaha yang cukup besar untuk membuat lembar disposisi yang tepat dan lengkap.
4. Membuat para karyawan memerlukan waktu dan usaha ekstra untuk memahami proses tata persuratan yang baru.

Bagaimana Cara Menggunakan Lembar Disposisi Surat Masuk Dan Keluar?

Berikut ini adalah cara menggunakan lembar disposisi surat masuk dan keluar:

1. Buatlah sebuah sistem untuk disposisi surat masuk dan keluar yang efisien dan efektif.
2. Setelah menerima surat, baca dengan seksama dan tentukan jenis surat tersebut.
3. Setelah jenis surat telah ditentukan, serahkan surat tersebut pada seorang yang bertanggung jawab untuk menangani surat tersebut.
4. Buatlah lembar disposisi surat yang jelas dan lengkap. Pastikan lembar disposisi tersebut mencakup aspek-aspek penting seperti nomor surat, tgl surat diterima, pengirim dan penerima, pesan utama surat, tindakan yang diambil, dan lain-lain.
5. Lengkapi lembar disposisi tersebut dengan tanda tangan dan tanggal pengisian. Simpanlah lembar disposisi ini sebagai arsip untuk pengolahan dokumen di masa depan.

Contoh Lembar Disposisi Surat Masuk Dan Keluar

Itulah tadi sedikit penjelasan mengenai disposisi surat masuk dan keluar beserta contoh lembar disposisi surat. Semoga informasi ini bisa membantu Anda dalam mengelola surat-surat di perusahaan Anda dan mempercepat proses tata persuratan. Terima kasih telah membaca.