Contoh Surat Korespondensi

Ada berbagai macam surat yang sering digunakan dalam kiriman korespondensi bisnis. Salah satunya adalah surat korespondensi eksternal.

Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh surat korespondensi eksternal, apa itu, mengapa perlu digunakan, kapan digunakan, di mana digunakan, keunggulan dan kekurangan, serta cara menulis surat korespondensi eksternal.

Contoh Surat Korespondensi Eksternal

Berikut adalah contoh surat korespondensi eksternal yang dapat digunakan sebagai referensi:

Apa itu Surat Korespondensi Eksternal?

Surat korespondensi eksternal adalah surat resmi yang digunakan untuk melakukan komunikasi dengan pihak lain diluar perusahaan atau organisasi. Tujuan utama surat korespondensi eksternal adalah untuk menjalin hubungan baik dan memperkuat kedua belah pihak.

Mengapa Kita Perlu Menggunakan Surat Korespondensi Eksternal?

Ada beberapa alasan mengapa perlu menggunakan surat korespondensi eksternal:

• Menjaga hubungan baik dengan pihak luar
• Meningkatkan reputasi perusahaan atau organisasi
• Meningkatkan kesempatan kerjasama
• Menyelesaikan masalah atau permasalahan secepatnya

Kapan Surat Korespondensi Eksternal Digunakan?

Surat korespondensi eksternal digunakan ketika kita ingin mengirimkan pesan atau komunikasi kepada pihak luar. Beberapa situasi yang memerlukan penggunaan surat korespondensi eksternal meliputi:

• Permintaan kerjasama bisnis
• Permohonan sponsor atau bantuan keuangan
• Mohon ijin untuk melakukan tindakan tertentu
• Risalah rapat atau agenda bisnis

Di Mana Surat Korespondensi Eksternal Digunakan?

Surat korespondensi eksternal dapat digunakan di mana saja, baik melalui surat pos atau surat elektronik. Namun, disarankan untuk digunakan pada situasi-situasi yang memerlukan bentuk tulisan formal seperti bisnis atau organisasi resmi.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Korespondensi Eksternal

Kelebihan Surat Korespondensi Eksternal

Berikut adalah beberapa kelebihan dari penggunaan surat korespondensi eksternal:

• Memudahkan dalam menjalin hubungan baik dengan pihak luar
• Memperkuat reputasi perusahaan atau organisasi
• Memperluas kesempatan kerjasama bisnis
• Mempercepat penyelesaian masalah atau permasalahan

Kekurangan Surat Korespondensi Eksternal

Namun, penggunaan surat korespondensi eksternal juga memiliki beberapa kekurangan, di antaranya:

• Tidak menjamin komunikasi yang efektif
• Tidak dapat mengekspresikan perasaan secara langsung
• Hampir tidak mungkin untuk dijadwalkan ulang atau dibatalkan sekali terkirim

Bagaimana Membuat Surat Korespondensi Eksternal yang Baik?

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat surat korespondensi eksternal yang baik:

1. Pilih gaya bahasa dan tata letak surat yang sesuai
2. Tentukan tujuan dan isi surat yang jelas dan teratur
3. Jangan menggunakan bahasa atau ungkapan yang tidak sopan atau merendahkan
4. Cantumkan seluruh data pendukung yang dibutuhkan
5. Tandatangani surat dan kirimkan dengan cara yang benar dan tepat waktu

Contoh Surat Korespondensi Eksternal untuk Permohonan Dana

Berikut adalah contoh surat korespondensi eksternal untuk permohonan dana:

Tuan,

Saya, Budi Setiawan selaku kepala sekolah SMP Pembangunan sebuah reintese di Jakarta memohon bantuan dana pendidikan kepada Yayasan Pendidikan Zakat Seluruh Indonesia (YPZSI).

Kami mengelola sekolah ini selama beberapa tahun, namun akhir-akhir ini kami mengalami kesulitan keuangan untuk melanjutkan kegiatan pendidikan kami. Kami sangat menyadari bahwa semua anak-anak di Indonesia berhak untuk mendapat akses pendidikan berkualitas, oleh karena itu kami memohon bantuan dana dari YPZSI untuk membantu melanjutkan kegiatan pendidikan ini.

Kami telah menyusun rencana penggunaan dana yang sangat rinci dan terperinci untuk memaksimalkan penggunaan dana bagi pembangunan sekolah dan pengembangan kurikulum serta kegiatan ekstrakurikuler.

Jika permohonan ini disetujui, kami berjanji akan mempergunakan dana tersebut secara transparan dan efektif. Kami akan memberikan informasi tentang penggunaan dana sama seperti apa yang dimaksudkan.

Demikian permohonan ini saya buat. Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

Budi Setiawan

Kepala Sekolah SMP Pembangunan sebuah reintese di Jakarta

Kesimpulan

Surat korespondensi eksternal adalah surat resmi yang digunakan untuk melakukan komunikasi dengan pihak luar. Surat ini dapat digunakan pada situasi-situasi tertentu seperti permintaan kerjasama bisnis, permohonan sponsor atau bantuan keuangan, ijin untuk melakukan tindakan tertentu, dan lain-lain.

Surat korespondensi eksternal memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan. Beberapa keunggulan dari surat korespondensi eksternal adalah memudahkan dalam menjalin hubungan baik dengan pihak luar, memperkuat reputasi perusahaan atau organisasi, memperluas kesempatan kerjasama bisnis, dan mempercepat penyelesaian masalah atau permasalahan.

Kelemahan dari surat korespondensi eksternal adalah tidak menjamin komunikasi yang efektif, tidak dapat mengekspresikan perasaan secara langsung, dan hampir tidak mungkin untuk dijadwalkan ulang atau dibatalkan sekali terkirim.

Untuk membuat surat korespondensi eksternal yang baik, kita harus memilih gaya bahasa dan tata letak yang sesuai, menentukan tujuan dan isi surat yang jelas dan teratur, tidak menggunakan bahasa atau ungkapan yang tidak sopan atau merendahkan, mencantumkan seluruh data pendukung yang dibutuhkan, dan menandatangani surat serta mengirimkannya dengan cara yang benar dan tepat waktu.

Contoh surat korespondensi eksternal untuk permohonan dana dapat kita jadikan sebagai referensi untuk kita dalam menulis surat tersebut.