Contoh Surat Penunjukan Pejabat Sementara

Pernahkah kalian mendengar tentang surat tugas? Surat ini biasanya dikeluarkan oleh atasan untuk memberikan tugas kepada karyawan atau tim dalam suatu perusahaan atau instansi. Namun, apa itu surat tugas sebenarnya dan bagaimana cara membuatnya? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.

Apa itu Surat Tugas?

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh atasan atau pihak yang berwenang untuk memberikan tugas tertentu kepada karyawan atau tim dalam suatu perusahaan atau instansi. Surat ini berisi informasi tentang tugas yang harus dilakukan, waktu pelaksanaan, tempat pelaksanaan, dan sejumlah aturan yang harus dipatuhi dalam menjalankan tugas tersebut.

Mengapa Surat Tugas Penting?

Surat tugas sangat penting dalam dunia kerja karena bisa menjadi alat untuk memastikan bahwa tugas yang diberikan telah dipahami dengan baik oleh karyawan atau tim. Selain itu, surat ini juga bisa menjadi dasar dalam menetapkan tanggung jawab dan hak-hak yang dimiliki dalam menjalankan tugas tersebut.

Kapan Surat Tugas Biasanya Dibutuhkan?

Surat tugas biasanya dibutuhkan dalam situasi-situasi tertentu seperti:

1. Ketika karyawan atau tim harus melaksanakan tugas di luar kantor atau di lokasi yang berbeda.
2. Saat ada tugas khusus yang harus dilakukan dalam waktu tertentu seperti penyusunan laporan, presentasi, atau pengecekan kualitas barang.
3. Ketika ada kebutuhan untuk mengatur jadwal piket atau jaga shift karyawan.
4. Saat ada tugas yang bersifat mendesak dan penting yang harus segera dilakukan.

Dimana Surat Tugas Biasanya Dikeluarkan?

Surat tugas biasanya dikeluarkan oleh pimpinan atau atasan yang berwenang dalam suatu perusahaan atau instansi. Namun, terkadang surat ini juga bisa dikeluarkan oleh pihak lain seperti koordinator atau manajer proyek.

Kelebihan Menggunakan Surat Tugas

Penggunaan surat tugas memiliki beberapa kelebihan, di antaranya adalah:

1. Sebagai bukti dokumenter resmi tentang tugas yang harus dilakukan oleh karyawan atau tim.
2. Dapat memperjelas waktu dan tempat pelaksanaan tugas.
3. Membantu untuk menetapkan tanggung jawab dan hak-hak yang dimiliki dalam menjalankan tugas tersebut.
4. Membantu menghindari kesalahpahaman atau kelalaian dalam menjalankan tugas.

Kekurangan Menggunakan Surat Tugas

Walaupun memiliki sejumlah kelebihan, penggunaan surat tugas juga memiliki beberapa kekurangan, di antaranya adalah:

1. Proses pembuatan yang memakan waktu dan biaya.
2. Terkadang sulit untuk memastikan bahwa karyawan atau tim telah memahami isi surat tugas dengan benar atau tidak.
3. Terkadang masih ada kemungkinan terjadinya kesalahpahaman atau ketidakpatuhan terhadap aturan yang telah ditetapkan dalam surat tugas.

Bagaimana Membuat Surat Tugas?

Berikut ini adalah cara mudah untuk membuat surat tugas:

1. Tentukan jenis surat tugas yang ingin dibuat seperti surat tugas untuk karyawan tunggal atau surat tugas untuk tim.
2. Tentukan alasan mengapa surat tugas dibuat dan apa tujuan dari tugas tersebut.
3. Tentukan siapa yang bertanggung jawab sebagai pihak pengeluarga surat tugas.
4. Sampaikan informasi tentang tugas yang harus dilakukan, waktu pelaksanaan, dan tempat pelaksanaan secara jelas dan terperinci.
5. Berikan instruksi dan aturan yang harus dipatuhi dalam menjalankan tugas tersebut.
6. Sertakan informasi tentang hak dan kewajiban karyawan atau tim dalam menjalankan tugas tersebut.
7. Berikan tanda tangan dan nomor surat untuk memperkuat keabsahan surat tugas.

Contoh Surat Tugas

Berikut ini adalah contoh surat tugas untuk tim dalam sebuah perusahaan:

Surat Tugas

Kepada Tim

Dengan ini kami memberikan tugas kepada tim sebagai berikut:

Tentang Tugas

Tugas yang diberikan adalah melakukan survei kepuasan pelanggan di kota-kota besar di seluruh Indonesia dengan mengunjungi outlet-outlet kami.

Waktu Pelaksanaan

Tugas ini akan dilaksanakan selama 1 (satu) bulan, dimulai dari tanggal 1 Agustus 2021 sampai dengan 31 Agustus 2021.

Tempat Pelaksanaan

Tim harus mengunjungi outlet-outlet kami di kota-kota besar di seluruh Indonesia. Detail mengenai lokasi outlet akan diberikan oleh manajer pusat pada saat briefing.

Instruksi dan Aturan

Kami meminta tim untuk mematuhi beberapa aturan dalam melaksanakan tugas ini, di antaranya:

1. Memakai seragam kerja yang telah ditentukan.
2. Melakukan survei kepuasan pelanggan dengan ramah dan sopan.
3. Melaporkan hasil survei setiap minggu kepada manajer pusat melalui email.
4. Menghindari konfrontasi dengan pelanggan atau pihak lain yang bertentangan dengan hukum atau aturan perusahaan.

Hak dan Kewajiban Tim

Kami memberikan hak dan kewajiban sebagai berikut kepada tim:

1. Kami akan memberikan transportasi dan akomodasi selama tugas dibutuhkan.
2. Kami akan memberikan biaya makan selama tugas dibutuhkan.
3. Tim harus melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya dan memperhatikan keselamatan diri dan orang lain.
4. Jika tim melakukan pelanggaran terhadap aturan yang telah ditetapkan, maka akan diberikan sanksi sesuai dengan peraturan perusahaan.

Demikianlah surat tugas ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dipatuhi dan dilaksanakan dengan baik dan benar.

Dibuat pada tanggal 1 Agustus 2021

Pihak Pengeluaran Surat Tugas

Itulah penjelasan mengenai surat tugas dan cara membuatnya. Semoga informasi ini dapat membantu kalian dalam membuat surat tugas yang baik dan benar. Ingatlah selalu untuk memperhatikan detail dan persyaratan yang diminta dalam surat tugas agar tugas yang diberikan bisa dilaksanakan dengan baik dan benar.