Contoh Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor
Daftar Isi
Contoh Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor
Apa itu Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor?
Surat permintaan barang alat tulis kantor adalah jenis surat permohonan yang digunakan untuk meminta persetujuan atau izin kepada atasan untuk membeli atau memesan barang-barang kantor seperti alat tulis atau bahan-bahan kertas untuk keperluan di kantor.
Mengapa Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor Dibutuhkan?
Surat permintaan barang alat tulis kantor dibutuhkan untuk memastikan bahwa pembelian barang-barang kantor dilakukan dengan sistematis dan tercatat langsung oleh pihak yang berwenang. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai bukti jika terjadi permasalahan terkait pembelian barang-barang kantor.
Kapan Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor Dibutuhkan?
Surat permintaan barang alat tulis kantor dibutuhkan saat Anda memerlukan persetujuan atau izin untuk membeli atau memesan bahan-bahan kantor seperti alat tulis atau kertas.
Dimana Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor Digunakan?
Surat permintaan barang alat tulis kantor dapat digunakan dalam berbagai situasi, seperti saat ingin membeli alat tulis atau bahan-bahan kertas untuk keperluan di kantor atau saat ingin merombak atau mengisi inventaris kantor.
Kelebihan Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor
Kelebihan dari menggunakan surat permintaan barang alat tulis kantor adalah sebagai berikut:
- Memastikan pembelian barang-barang kantor dilakukan dengan sistematis dan tercatat langsung oleh pihak yang berwenang.
- Membantu memudahkan proses percepatan persetujuan pembelian barang-barang kantor oleh atasan atau pihak yang berwenang.
- Menjaga keberlangsungan rutinitas kantor agar tetap lancar serta terjamin ketersediaan alat tulis atau bahan kertas yang diperlukan.
Kekurangan Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor
Adapun kekurangan dari penggunaan surat permintaan barang alat tulis kantor adalah sebagai berikut:
- Memerlukan waktu dan usaha lebih dalam pembuatan surat permintaan barang alat tulis kantor.
- Biasanya memerlukan persetujuan dari berbagai pihak atau atasan yang berbeda dan bisa memakan waktu lebih lama untuk mendapatkan persetujuan akhir.
- Antisipasi kesalahan pada formulasi surat harus diperhatikan agar tidak menimbulkan salah tafsir di kemudian hari.
Bagaimana Cara Membuat Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor?
Berikut adalah tata cara membuat surat permintaan barang alat tulis kantor yang efektif dan efisien:
- Penentuan jenis barang/jasa yang diminta.
Pertama, tentukan jenis barang/jasa yang diminta dengan jelas dan rinci. Sebagai contoh, Anda meminta izin untuk membeli kertas double A ukuran A4 dan pensil kayu 2B sebanyak 100 pcs. - Penentuan jumlah barang/jasa yang diminta.
Tentukan jumlah barang yang dibutuhkan sesuai dengan kebutuhan kantor. Sebagai contoh, jika Anda meminta izin untuk membeli kertas double A ukuran A4 dan pensil kayu 2B sebanyak 100 pcs maka cantumkan jumlah barang secara terperinci agar tidak terjadi kekurangan barang. - Penyebutan alasan meminta barang/jasa.
Cantumkan alasan meminta barang atau jasa yang diminta agar atasan atau pihak yang berkaitan mempunyai gambaran yang jelas terkait kebutuhan kantor. Sebagai contoh, alasan membutuhkan kertas double A ukuran A4 dan pensil kayu 2B tersebut adalah untuk keperluan tulisan/tanda tangan serta untuk keperluan pengubahan atau penambahkan inventaris kantor. - Penyebutan harga barang.
Cantumkan harga barang yang akan dibeli atau dipesan untuk memberikan gambaran realistis kepada atasan tentang biaya yang akan dikeluarkan untuk membeli atau memesan barang tersebut. - Penyampaian daftar lampiran.
Berikutnya, sertakan daftar lampiran yang diperlukan untuk mendukung permintaan barang/jasa. Sebagai contoh, permintaan dokumen terkait barang yang diminta, atau lainnya.
Contoh Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor
Berikut ini adalah contoh surat permintaan barang alat tulis kantor yang dibuat dengan format yang tepat.
Surat Permintaan Barang Alat Tulis Kantor
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Kepala Bagian Keuangan
PT. ABC
Di Tempat
Dengan hormat,
Bersama ini, kami mohon persetujuan untuk melakukan pembelian alat tulis kantor sebagai berikut:
- Stabilo Point 88 pen 0,4 sebanyak 50 pcs
- Stabilo Boss Original highlighter sebanyak 30 pcs
- Kertas HVS 70gr. ukuran A4 sebanyak 20 rim
- Buku besar folio Quarto sebanyak 10 buah
- Map plastik sebanyak 50 pcs
Keperluan pembelian tersebut dikarenakan akan dilakukan renovasi ruangan yang akan dilakukan pada bulan Juli mendatang, sehingga dibutuhkan beberapa barang untuk memperlancar aktifitas kantor terutama untuk kepentingan pekerjaan akuntansi dan laporan keuangan.
Adapun perkiraan total biaya yang dibutuhkan untuk pembelian tersebut adalah sebesar Rp20.300.000,- (dua puluh juta tiga ratus ribu rupiah).
Bersama ini kami sertakan daftar lampiran berupa:
- Daftar harga barang dari toko alat tulis P.terbaik yang menyediakan alat tulis dengan harga terjangkau.
- Daftar stempel yang mendukung pengadaan barang kantor tersebut.
- Surat penawaran dari toko alat tulis terbaik yang menyediakan penawaran harga sebagai gambaran toko yang memberikan harga terbaik untuk pengadaan barang kantor.
Demikianlah permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan persetujuannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Drs. Andi Saputra
Manager Keuangan PT ABC