Setiap instansi, lembaga, ataupun perusahaan tentu punya contoh surat resmi yang menjadi patokan dan acuan agar bisa seragam dan baku. Secara harfiah, surat resmi merupakan surat yang ditulis secara formal oleh instansi atau perusahaan untuk keperluan tertentu. Surat resmi tak semata-mata terkait dinas saja, namun bisa pula berupa undangan. Ini bisa dikenali dari kode atau penomoran yang dicantumkan pada surat.
Buat sebagian orang, tentu aneh mengetahui surat resmi masih diterbitkan dalam versi cetak. Pada kenyataannya, beberapa instansi masih memberlakukan hal tersebut. Pasalnya, surat resmi cetak dirasa lebih formal untuk disampaikan atau dikirimkan ke instansi lain. Meskipun keberadaan teknologi sudah cukup membantu, keberadaan surat resmi tak bisa tergantikan.
Lantas, apa yang membedakan surat resmi dengan jenis surat lainnya? Dari format atau struktur saja, surat resmi sudah jauh berbeda dari jenis surat lain. Surat resmi mencantumkan nama instansi secara jelas, entah itu instansi pemerintahan maupun perusahaan. Penomoran surat pun mengikuti jenis surat yang dikirimkan, seperti surat undangan, surat kuasa, hingga surat edaran. Adapun surat resmi yang sering beredar di masyarakat dapat dilihat pada beberapa contoh berikut.
Contoh Surat Resmi Sekolah
Contoh surat resmi sekolah selalu dimulai oleh kop atau kepala surat berupa logo sekolah. Nama sekolah akan menjadi identitas resmi yang digunakan untuk menyurati pihak tertentu. Pencantuman nama sekolah disertai alamat serta informasi dasar lain, seperti nomor telepon maupun email. Di bawah ini struktur surat resmi atas nama sekolah yang ditujukan kepada orang tua.
SMP Maju Terus Pantang Mundur
Jl. Indah Kiat Raya No. 114, Indralaya
No. Telp (0711) 839784
Indralaya, 20 Desember 2018
No. : 03/SMTPM/12/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth.
Orang Tua/Wali Murid
Kelas XII SMA Maju Terus Pantang Mundur
Indralaya
Dengan hormat,
Dalam rangka persiapan Ujian Nasional Tahun 2019, kami bermaksud mengadakan program belajar tambahan selama 3 bulan. Pembelajaran efektif di luar jam sekolah ini melibatkan seluruh siswa/i kelas XII tahun ajaran 2018/2019. Untuk itu, sudi kiranya Bapak/Ibu ikut serta dalam rapat sosialisasi persiapan Ujian Nasional pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 22 Desember 2018
Pukul : 10.00 – selesai
Tempat : Aula SMA Maju Terus Pantang Mundur
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu meluangkan waktu untuk dapat hadir. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala SMA Maju Terus Pantang Mundur
Ernawati, M.Pd
Contoh Surat Resmi Perusahaan
Jika diperhatikan dengan seksama, setiap surat resmi pasti mencantumkan nomor khusus. Ini berlaku pula pada contoh surat resmi perusahaan. Nomor surat berfungsi sebagai penanda saat klasifikasi dan pengarsipan. Sebuah perusahaan tentu punya kode tertentu untuk surat masuk, keluar, maupun undangan. Setiap nomor surat disesuaikan dengan jenis surat yang akan dibuat pula. Biar tidak bingung, kami beri contoh mudah untuk mengenali jenis surat resmi berdasarkan nomornya.
INSTING INDONESIA
Jl. Cipta Karya No. 70, Pekanbaru
Telp (0761) 843842 email: [email protected]
SURAT KEPUTUSAN
No : 024/SK/XII/2015
Perihal : Pengangkatan Karyawan Tetap
Setelah melakukan serangkaian evaluasi terhadap kinerja saudara Sindu Tama terhitung mulai 7 November 2015 dengan jabatan sebagai pegawai kontrak PT. Insting Indonesia di bagian keuangan, maka dengan ini menganggap saudara telah memenuhi kriteria sebagai karyawan tetap dengan ketentuan sebagai berikut.
Menimbang : Berdasarkan hasil penilaian dan pengamatan yang objektif
Mengingat : Berdasarkan Peraturan Perusahaan PT. Insting Indonesia
Memperhatikan : Kebutuhan akan SDM di PT. Insting Indonesia
MEMUTUSKAN:
Mengangkat saudara Sindu Tama sebagai staf keuangan. Bila di kemudian hari ditemukan kesalahan dengan penerbitan surat keputusan, perusahaan akan melakukan peninjauan ulang sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di Pekanbaru, 6 Mei 2019
Mengetahui,
Direktur Utama PT. Insting Indonesia
Jeremiah Sitorus
Contoh Surat Undangan Resmi
Mengundang kolega atau instansi resmi tentu berbeda dengan undangan biasa. Anda tak bisa sekedar mengirimkan pesan singkat untuk menyampaikan detail acara. Dalam dunia profesional, contoh surat undangan resmi menjadi hal wajib yang harus dikuasai. Setidaknya, Anda paham format penulisan serta kaidah bahasa baku yang dipergunakan. Sebagaimana yang telah dicontohkan berikut ini.
Adikarya Cipta
Jl. Rawa Belong Km. 44 No. 237, Bengkulu
No. Telp (0732) 823498 Email: [email protected]
Bengkulu, 11 Agustus 2020
No. : 030/UX – NET/08/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan
Kepada Yth.
Pimpinan CV. Adimas Cinta
Jl. Intan Permata No. 69, Bengkulu
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan adanya pergantian jabatan dan peran di PT. Adikarya Cipta, kami mengundang perwakilan dari industri untuk menghadiri acara serah terima jabatan yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Kamis, 20 Agustus 2020
Jam : 09.00 – selesai
Tempat : Ballroom PT. Adikarya Cipta
Demikian surat ini kami beritahukan dan sampaikan. Kami berharap Bapak/Ibu dapat datang tepat waktu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Adyaksa Tunggal, M.Sc
Contoh Surat Dinas Resmi
Pernahkah Anda berpikir mengapa surat resmi masih dibutuhkan? Pada beberapa keadaan, surat resmi sangat dibutuhkan untuk kebutuhan pengarsipan. Di samping itu, surat resmi bisa dijadikan bukti kuat saat terjadi masalah. Salah satunya tentu saja contoh surat dinas resmi yang menandakan seseorang tengah ditugaskan oleh lembaga atau instansi tertentu berikut ini.
Dengan begini, perjalanan atau tugas yang dilakukan memiliki latar belakang yang jelas. Saat terjadi masalah, surat resmi bisa digunakan sebagai bahan pembelaan di muka umum.
Baca Juga : Contoh Kwitansi Pembayaran, Pembelian, dan Jual Beli
Contoh Surat Izin Resmi
Apa saja yang harus dicantumkan saat menulis surat resmi? Beberapa poin penting yang wajib Anda perhatikan pada contoh surat izin resmi adalah tanggal, bulan, kode surat, serta perihal. Sebaiknya, tulis secara singkat dan tegas maksud dari penulisan surat tersebut. Dalam konteks ini, Anda ingin mengajukan permohon izin untuk melaksanakan suatu acara atau kegiatan. Maka contoh yang tepat sebagai pedoman merancang surat permohon izin resmi adalah sebagai berikut.
Pemerintah Ogan Komering Ulu
Dinas Pendidikan Nasional
SMP Istakarya
Jl. Lintas Raya No. 123, Ogan Komering Ulu
Ogan Komering Ulu, 10 Agustus 2020
No. : 012/003/VIII/2020
Lampiran : –
Perihal : Permohonan Izin
Yth. Kepala Dinas Pendidikan
Ogan Komering Ulu
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke 75 pada tanggal 17 Agustus 2020, kami selaku badan pendidikan SMA Istakarya menyelenggarakan lomba Cerdas Cermat yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 17 Agustus 2020
Jam : 10.00 – selesai
Tempat : Aula Dinas Pendidikan Ogan Komering Ulu
Sehubungan acara tersebut, kami mengajukan permohonan izin untuk menggunakan aula Dinas Pendidikan sebagai lokasi acara. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala SMP Istakarya
Nazaruddin, M.Pd
Contoh Surat Setengah Resmi
Selain surat resmi, ternyata ada pula surat setengah resmi. Secara format, surat ini tak jauh berbeda dengan surat resmi pada umumnya. Surat setengah resmi tetap menggunakan bahasa baku dan kaidah penulisan yang tepat, namun tak dilengkapi kepala atau kop surat. Perbedaan lain antara keduanya adalah perihal serta nomor surat.
Anda bisa mengetahui secara jelas perbedaan tersebut melalui contoh surat setengah resmi. Secara bahasa memang tak ditemukan perbedaan yang mencolok, tetapi perhatikan dengan teliti. Di bagian atas surat dan penutup, tak ada stempel maupun logo yang disematkan. Penulis surat setengah resmi bisa perorangan maupun instansi. Tujuan pengirimannya pun tetap formal untuk menyampaikan maksud atau tujuan tertentu.
Contoh Surat Edaran Resmi
Surat edaran sering kita temukan dalam kehidupan sehari-hari. Umumnya, surat ini dikeluarkan secara terbatas pada lingkup instansi maupun masyarakat. Instansi atau lembaga bersangkutan ingin memberikan informasi terkait suatu hal atau peristiwa. Misalnya saja, contoh surat edaran resmi perihal libur lebaran. Setiap tahun, surat ini pasti dikeluarkan oleh pemerintah untuk seluruh masyarakat maupun pegawai pemerintahan. Surat ini bisa berlaku surat dan terbatas pada ruang lingkup tertentu saja, sehingga tak bisa disebarluaskan secara bebas.
PEMERINTAH KABUPATEN INDRAGIRI HILIR
DINAS KESEHATAN
Pematang Reba, Indragiri Hulu
Pematang Reba, 1 September 2017
Nomor : 730/9430/IH.I
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan Pelayanan Kesehatan
Yth. Staf RSUD Indrasari
Di tempat
Sehubungan dengan penetapan Pemilihan Umum Kepala Daerah (Pilkada) Kabupaten Indragiri Hulu pada tanggal 20 September 2017 sebagai hari libur, bersama dengan ini kami memberitahukan kepada seluruh tenaga kesehatan RSUD Indrasari agar tetap melakukan pelayanan kesehatan terhadap masyarakat.
Untuk penjadwalan piket tenaga kesehatan dapat disesuaikan dengan kondisi dan situasi setempat.
Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Kepala Dinas Kesehatan
Kabupaten Indragiri Hulu
Britania Safitri, Sp.Kj
Contoh Surat Resmi Bahasa Inggris
Penulisan surat resmi tak hanya terbatas menggunakan bahasa Indonesia saja. Sebagian perusahaan maupun lembaga sering mengirimkan surat berbahasa Inggris. Hal ini lumrah dilakukan untuk menginformasikan acara ke pihak terkait, seperti perusahaan internasional. Penggunaan bahasa Inggris tak pernah menjadi masalah, selama memperhatikan grammar atau tata bahasa yang benar.
Tata bahasa baku dalam bahasa Inggris memiliki kaidah tersendiri. Bagi Anda yang tertarik membuat contoh surat resmi bahasa Inggris, sebaiknya pelajari dan lihat disini surat resmi bahasa Inggris PDF. Jangan sampai salah dalam menuliskan kata ataupun kalimat. Pasalnya, beberapa pihak merasa penulisan formal sangat krusial dan menjadi pertimbangan tersendiri.
Contoh Surat Resmi Menurut EYD
Mengingat surat resmi sangat bergantung pada kaidah penulisan dan tata bahasa, Anda tentu harus menguasai kedua hal tersebut. Dalam menyusun surat resmi, penggunaan bahasa harus disesuaikan dengan EYD yang tepat. Contoh surat resmi menurut EYD berikut bisa jadi contoh. Jika diperlukan, gunakan pula kamus bahasa Indonesia terbaru untuk mengecek kata baku yang tepat.
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Archi Nainggolan
Tempat/Tanggal Lahir : Medan, 6 Juni 1992
Alamat : Jl. Adam Malik No. 56, Medan
Pekerjaan : Dokter
Selanjutnya disebut pihak pertama (pemberi kuasa). Dengan ini menyerahkan kuasa kepada:
Nama : Iskandar Nainggolan
Tempat/Tanggal Lahir : Karo, 18 Oktober 1966
Alamat : Jl. Adam Malik No. 56, Medan
Pekerjaan : Pensiunan
Selanjutnya disebut pihak kedua (penerima kuasa) untuk mengambil paspor pihak pertama. Dengan nomor paspor B823840 yang proses pengurusan visa United Kingdom pada Kedutaan Besar Inggris.
Demikian surat kuasa ini dengan penuh kesadaran dan tanpa paksaan untuk dipergunakan secara bertanggung jawab.
Medan, 28 Maret 2018
Pemberi Kuasa Penerima Kuasa
Archi Nainggolan Iskandar Nainggolan
Contoh Surat Resign Resmi
Mengajukan pengunduran diri tentu ada tahapan yang perlu dilakukan. Salah satunya mengajukan surat permohonan pengunduran diri. Surat ini termasuk jenis surat setengah resmi yang berlaku pada perusahaan atau lembaga. Contoh surat resign resmi telah banyak beredar pada media daring, sehingga tak sulit untuk menemukannya.
Anda bisa memilih salah satu contoh untuk dijadikan bahan pertimbangan. Dalam pengajuan resign pun ada aturan yang berlaku pada setiap perusahaan. Saat pertama kali bekerja, Anda tentu telah diberitahukan perihal ini. Beberapa perusahaan mensyaratkan pengajuan pengunduran diri minimal diterima 1 bulan sebelumnya.
Contoh Kop Surat Resmi
Jangan heran kalau Anda melihat kop atau kepala pada surat resmi. Ini sangat lazim dicantumkan, bahkan menjadi hal wajib. Kepala atau kop surat adalah identitas yang pertama kali dilihat oleh si penerima surat. Pencantumannya pun memiliki tujuan tersendiri, seperti menginformasikan tujuan atau maksud dari pengiriman surat. Selain itu, kop surat bisa pula dijadikan sebagai media promosi yang paling efektif. Contoh kop surat resmi berikut cukup menjelaskan betapa efektif promosi melalui kepala surat.
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA CANDRA KIRANA
Jl. Merpati Putih No 77, Kolaka
Kolaka, 7 Agustus 2020
Nomor : 012/OSIS/VIII/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat
Kepada Yth.
Seluruh Ketua Kelas
SMA Candra Kirana
Dengan hormat,
Dalam rangka menyambut Hari Jadi SMA Candra Kirana ke 25, kami selaku pengurus OSIS mengundang seluruh ketua kelas X, XI, dan XII untuk mengikuti rapat persiapan acara pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 8 Agustus 2020
Jam : 13.00 – selesai
Tempat : Meeting Room SMA Candra Kirana
Demikian surat undangan rapat ini dibuat. Diharapkan seluruh ketua kelas bisa hadir dalam rapat tersebut dan tepat waktu. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua OSIS SMA Candra Kirana
Catur Mahesa
Contoh Surat Tidak Resmi
Ada dua jenis surat yang beredar di masyarakat, surat resmi dan surat tidak resmi. Jika surat resmi dikeluarkan dan ditujukan kepada instansi, perusahaan, maupun lembaga, surat tidak resmi justru sebaliknya. Sebagian besar contoh surat tidak resmi dibuat secara pribadi untuk orang lain. Isi surat pun tak terlalu formal dan baku, sehingga tak ada kaidah penulisan yang mengikat. Supaya ada bayangan, Anda bisa melihatnya dari contoh berikut ini.
Manokwari, 24 Desember 2019
Kepada
Sydney Henand
Di tempat
Dear Sydney,
Apa kabar sayang? Mami harap kamu baik-baik saja. Bagaimana Birmingham sayang? Kamu betah dengan gaya hidupnya? Sudah bisa beradaptasi dengan lingkungan kampus dan tempat tinggalmu? Sudah 6 bulan kamu merantau untuk menuntut ilmu ke negeri orang sayang. Mami rindu melihat parasmu, mendengar ocehanmu setiap hari. Mami dan papi ingin mengunjungimu, tapi belum ada waktu.
Oh iya, mami sudah terima kartu pos yang kamu kirim bulan lalu. Cantik yah Birmingham! Mami percaya kamu menikmati pemandangan dan suasananya. Dari dulu kamu selalu bermimpi bersekolah dan tinggal ke luar negeri. Sekarang impian kamu terwujud yah sayang.
Semoga kamu bisa menjalani pendidikan dengan baik supaya cepat libur dan menikmati keindahan alam Birmingham. Mohon doa mami dan papi supaya bisa segera kesana melihat kamu. Sudah dulu yah sayang. Nanti kita sambung lagi berkirim suratnya. Mami kangen dan sayang kamu, Sydney.
Salam sayang,
Mami dan Papi
Itulah contoh surat resmi yang biasa digunakan untuk kegiatan sehari-hari di masyarakat, semoga bermanfaat.