Contoh Surat Teguran Tertulis Pns

Pernahkah kamu mendapatkan surat teguran tertulis dari atasan atau atasan kamu? Tak perlu merasa minder atau takut, karena banyak orang yang pernah mengalami hal yang sama. Pada artikel kali ini, kamu akan mempelajari tentang surat teguran tertulis, apa yang harus kita lakukan ketika mendapatinya, dan bagaimana caranya agar kita bisa menghindarinya.

Apa itu surat teguran tertulis?
Surat teguran tertulis adalah surat yang berisi peringatan, teguran atau sanksi yang diterima oleh seorang pekerja atau karyawan di suatu instansi. Isi surat teguran tertulis biasanya diharapkan bisa memberikan pengingat dan peringatan untuk karyawan agar beralih ke dalam sikap yang baik dan meningkatkan pekerjaan mereka untuk meraih target dan tujuan yang telah ditentukan.

Mengapa harus ada surat teguran tertulis?
Surat teguran tertulis biasanya diberikan sebagai tindakan terakhir karena keberhasilan instansi, perusahaan atau organisasi dalam mencapai target atau mempertahankan tingkat produktivitasnya tergantung pada kinerja karyawan. Dalam mempertahankan karyawan yang baik dan disiplin, dibutuhkan tindakan yang bisa mengingatkan mereka tentang tanggung jawab dan kewajiban mereka agar kinerja dapat terus ditingkatkan.

Kapan surat teguran tertulis diberikan?
Surat teguran tertulis bisa diberikan setelah sejumlah langkah informal telah dilakukan oleh atasan atau supervisor. Langkah-langkah ini meliputi :
– Mengingatkan karyawan secara langsung tentang kewajiban dan tanggung jawab mereka.
– Pembicaraan dengan atasan atau supervisor mengenai masalah atau ketidakpuasan.
– Memberikan peringatan tertulis atau tidak tertulis.
– Memberikan pengarahan atau instruksi agar karyawan bisa memperbaiki kinerjanya.

Setelah langkah-langkah informal diambil dan belum mendapatkan hasil, atasan atau supervisor kemudian bisa memberikan surat teguran tertulis kepada karyawan.

Dimana surat teguran tertulis diberikan?
Surat teguran tertulis biasanya disampaikan langsung kepada karyawan dan diserahkan ke dalam surat kepada yang bersangkutan. Surat teguran tertulis bisa diberikan di tempat kerja atau pada saat rapat atau pertemuan resmi perusahaan.

Kelebihan menggunakan surat teguran tertulis
– Lebih formal dan memberikan catatan tertulis yang bisa dijadikan acuan bagi karyawan dalam menjaga kinerja dan mendapat perlindungan hukum.
– Menjalankan proses peraturan perusahaan serta memberikan perlindungan kepada pimpinan atau atasan.
– Memberikan informasi yang lengkap dan terdokumentasi mengenai masalah atau ketidakpuasan yang dialami oleh perusahaan mengenai karyawan.

Kekurangan menggunakan surat teguran tertulis
– Bisa merusak hubungan karyawan dan atasan atau supervisor dan memicu reaksi negatif.
– Surat teguran tertulis bisa dilihat sebagai tanda kegagalan instansi atau perusahaan dalam mencapai level produktivitas yang diinginkan.
– Bisa mempengaruhi citra dan reputasi perusahaan.

Bagaimana cara mencegah surat teguran tertulis?
Untuk menghindari mendapatkan surat teguran tertulis, ada beberapa hal yang bisa diambil, antara lain :
– Selalu berkomunikasi dan bekerja sama dengan atasan atau supervisor.
– Mengetahui dokumen tugas dan tanggung jawab yang diberikan.
– Memperhatikan instruksi dan mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
– Menjaga produktivitas dan pengerjaan tugas agar selalu tepat waktu.
– Memperbaiki diri jika ada masalah yang terjadi atau menanyakan bantuan dari rekan kerja atau atasan.

Cara menanggapi surat teguran tertulis
Jika mendapatkan surat teguran tertulis, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, terutama dalam menanggapi masalah tersebut, antara lain :
– Membaca dan memahami isinya dan mencari tahu apa yang diharapkan dari surat tersebut.
– Membuat daftar tindakan dan perbaikan yang akan dilakukan.
– Berbicara dengan atasan atau supervisor untuk membicarakan masalah atau meminta penjelasan lebih lanjut.
– Menjalankan proses yang telah ditentukan dalam surat teguran tertulis dan menyelesaikan perbaikan yang telah diharuskan.

Contoh surat teguran tertulis
Berikut ini adalah contoh-contoh surat teguran tertulis yang sering digunakan oleh instansi atau perusahaan, antara lain :

1. Surat teguran tertulis tentang keterlambatan masuk kerja

Kepada
Nama : (nama karyawan)
Jabatan : (jabatan karyawan)
Tempat : (tempat kerja)

Dengan hormat,
Kami telah memeriksa catatan absensi karyawan dan menemukan bahwa hari dan tanggal (tanggal) karyawan tercatat terlambat masuk kerja. Jam masuk kerja untuk karyawan diatur pada pukul (jam) dan telah disepakati sebelumnya sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Jika karyawan mempertahankan kebiasaannya, maka akan berdampak pada produktivitas unit kerja dan jabatan karyawan, serta bisa mengganggu hubungan antara karyawan dan rekan kerjanya.

Dalam hal ini kami mengharapkan karyawan bisa memperbaiki dan meningkatkan poin keterlambatan masuk kerja yang disebutkan di atas sekaligus memperbaiki kinerja yang ada.

Supervisor

2. Surat teguran tertulis tentang penggunaan email perusahaan

Kepada
Nama : (nama karyawan)
Jabatan : (jabatan karyawan)
Tempat : (tempat kerja)

Dengan hormat,
Kami menemukan penggunaan email perusahaan milik (nama karyawan) untuk menyebarkan spam, propaganda politik, pornografi atau pesan-pesan yang tidak termasuk dalam pekerjaan atau hubungan persahabatan atau keluarga.

Penggunaan email perusahaan harus dijaga kerahasiaannya dan senantiasa digunakan dalam benar-benar kepentingan pekerjaan. Kami memberikan tindakan ini sebagai pengawasan atas keamanan email perusahaan dan menjaga pelanggaran keamanan informasi.

Sehubungan dengan diatas, kami mengharapkan karyawan (nama karyawan) bisa menjaga keamanan serta menghindari penggunaan email yang tidak relevan dengan pekerjaan yang sedang dijalankan.

Atasan

3. Surat teguran tertulis tentang pekerjaan yang tidak memenuhi target

Kepada
Nama : (nama karyawan)
Jabatan : (jabatan karyawan)
Tempat : (tempat kerja)

Dengan hormat,
Kami telah melakukan evaluasi terhadap kinerja kerja dan target karyawan, dan kami menemukan bahwa pada beberapa kesempatan, karyawan (nama karyawan) tidak mampu memenuhi target yang diberikan dalam waktu yang telah ditetapkan.

Kami menempatkan target kinerja dan tugas agar bisa mencapai hasil yang baik dan meningkatkan kualitas kinerja. Hal ini kami perhatikan untuk menjaga hubungan baik antara karyawan dan rekan kerjanya serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, kami mengharapkan karyawan (nama karyawan) untuk memperbaiki dan meningkatkan target kerja dan kinerja di masa yang akan datang. Jangan ragu untuk meminta bantuan dan arahan jika membutuhkan sesuatu dalam pekerjaan.

Supervisor

Dalam setiap pekerjaan pasti ada masa-masa sulit yang harus dihadapi, namun dengan adanya surat teguran tertulis ini terkadang bisa memicu rasa tidak percaya diri dan bahkan bisa membuat pengaruh negatif pada kinerja serta kesehatan psikologi karyawan. Oleh karena itu, untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, sangat penting untuk menjaga produktivitas dan kemampuan kerja agar tetap memenuhi tugas dan kinerja kerja sesuai dengan standar dan target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Selain itu, selalu jaga hubungan baik dan kerja sama dengan atasan atau supervisor agar bisa menjaga produktivitas dan tidak mendapatkan surat teguran tertulis sebagai tindak lanjut.