Contoh Surat Tugas Sekolah

Kita sering kali mendengar kata surat tugas, namun apakah sebenarnya surat tugas itu? Simak penjelasan berikut ini.

Apa Itu Surat Tugas?

Surat tugas merupakan sebuah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga atau instansi pemerintah atau swasta yang berisi tugas atau tindakan yang harus dilakukan oleh penerimanya. Surat tugas biasanya berisi perintah atau instruksi dari atasan kepada bawahannya dalam rangka melakukan tugas atau pekerjaan tertentu.

Mengapa Surat Tugas Penting?

Surat tugas adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan, sehingga penting untuk dijaga dan diarsipkan dengan baik. Selain itu, surat tugas juga penting karena:

  • Menjaga keamanan dan keamanan kerja yang diamanatkan;
  • Terhindar dari tindakan yang tidak sesuai dengan perintah yang diberikan;
  • Menjaga integritas institusi atau perusahaan;
  • Memudahkan dalam melakukan pelacakan pekerjaan yang selesai dan belum selesai;
  • Meminimalisir terjadinya kesalahan atau ketidakcocokan tugas.

Kapan Surat Tugas Dibutuhkan?

Surat tugas dibutuhkan dalam berbagai situasi, antara lain:

  • Untuk memerintahkan seseorang dari sebuah instansi untuk melakukan suatu tugas tertentu;
  • Untuk memberikan tanda pengenal sementara kepada seseorang yang akan melakukan suatu tugas;
  • Untuk memberikan kewajiban pengamanan dan keamanan bagi penerima surat tugas.

Dimana Surat Tugas Digunakan?

Surat tugas digunakan dalam berbagai situasi, antara lain:

  • Surat tugas dinas, contohnya surat tugas dinas luar kota, surat tugas dinas dalam kota, surat tugas dinas luar negeri, dan lain-lain;
  • Surat tugas kerja, seperti surat tugas bagi karyawan yang harus berada di cabang lain atau surat tugas untuk para kontraktor yang harus melakukan pekerjaan penting di tempat tertentu;
  • Surat tugas kependudukan, seperti surat tugas untuk para petugas pencacah penduduk atau petugas yang bertugas dalam proyek identifikasi kartu identitas.

Kelebihan Surat Tugas

Surat tugas merupakan surat resmi yang sangat penting dan memiliki banyak kelebihan, antara lain:

  • Memudahkan dalam pengawasan pekerjaan yang dilakukan;
  • Terhindar dari sanksi atau tindakan yang tidak sesuai dengan perintah yang diberikan oleh atasan;
  • Memastikan bahwa pekerjaan dijalankan sesuai dengan peraturan dan tata tertib;
  • Memudahkan pengarsipan dan audit pekerjaan yang selesai dan belum selesai;
  • Meminimalisir terjadinya kesalahan atau ketidakcocokan tugas.

Kekurangan Surat Tugas

Walaupun begitu pentingnya surat tugas dalam suatu lembaga atau perusahaan, namun sebenarnya ada beberapa kekurangan yang perlu diperhatikan antara lain:

  • Memerlukan biaya yang cukup besar, terutama jika dilengkapi dengan dokumen pendukung;
  • Memerlukan waktu yang cukup lama untuk pengaplikasiannya, terutama jika harus melalui proses persetujuan dari atasan;
  • Mudah rusak atau hilang jika tidak dijaga dengan baik;
  • Berpotensi menambah beban kerja pada pihak yang harus memproses atau memeriksa surat tugas.

Bagaimana Menulis Surat Tugas yang Baik dan Benar?

Bagi Anda yang sering menulis surat tugas, berikut cara menulis surat tugas yang baik dan benar:

  1. Tuliskan nama instansi atau perusahaan secara lengkap dan jelas;
  2. Tuliskan nama dan jabatan atasan penandatangan surat tugas;
  3. Tuliskan alamat tempat kerja atau dinas yang jelas;
  4. Tuliskan alamat tempat tinggal sementara jika diperlukan;
  5. Sebutkan tugas atau kegiatan yang akan dilakukan dengan jelas dan singkat;
  6. Tuliskan waktu dan tanggal pelaksanaan tugas;
  7. Tuliskan sanksi atau hukuman yang akan diberikan jika tidak melaksanakan tugas dengan benar atau tidak sesuai dengan perintah yang diberikan dalam surat tugas tersebut.

Cara Membaca Surat Tugas dengan Mudah

Untuk membaca surat tugas dengan mudah, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

  1. Bacalah surat tugas dengan seksama;
  2. Perhatikan tanggal dan waktu pelaksanaan tugas;
  3. Perhatikan isi dan tujuan dari surat tugas tersebut;
  4. Perhatikan apakah ada dokumen pendukung yang perlu dibawa atau dilaksanakan selama tugas;
  5. Perhatikan jumlah sanksi yang akan diberikan jika tidak melaksanakan tugas dengan benar atau tidak sesuai dengan perintah yang diberikan dalam surat tugas tersebut.

Contoh Surat Tugas yang Benar dan Lengkap

Berikut ini adalah contoh surat tugas untuk dinas luar kota:

Instansi atau Perusahaan

No Surat: [nomor surat tugas]                                                         

Perihal:  Mengikuti Diklat di Luar Kota

Kepada Yth,

                                                      

Nama                     : [nama]

Jabatan                     : [jabatan]

Unit Kerja                 : [unit kerja]

Berdasarkan surat permohonan dari [nama pihak yang meminta], pembimbing pada program [program pelatihan] pada [alamat pelatihan], kami memberikan tugas kepada [nama] selaku [jabatan] di [unit kerja] untuk mengikuti Diklat selama [jumlah hari] hari.

Dalam rangka tugas tersebut, Saudara diwajibkan untuk:

  1. Mematuhi segala ketentuan dan tata tertib;
  2. Memahami dan menaati jadwal dan materi Diklat yang disampaikan;
  3. Melaksanakan tugas dengan baiksesuai dengan perintah yang telah diberikan;
  4. Bertanggung jawab atas keamanan dokumen dan barangmilik yang dibawaselama pelaksanaan tugas;
  5. Menyelesaikan tugas yang diberikan secara mandiri dan tepat waktu;
  6. Membuat laporan berkala dan akhir kepada pimpinan;

Tidak hadir dalam rangka pelaksanaan tugas tanpa alasan yang sah akan berakibat pada tindakan sanksi yang sesuai.

Demikianlah surat tugas ini, dianggap diterima dengan baik dan menjadi tugas resmi bagi Saudara.

                                                      

Hormat Saya,

[nama pimpinan]

[jabatan pimpinan]

Kesimpulan

Surat tugas merupakan dokumen resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan, yang berisi tugas atau perintah yang harus dilakukan oleh penerima surat tugas tersebut. Surat tugas sangat penting, karena memiliki banyak kelebihan seperti memudahkan pengawasan pekerjaan, memudahkan pengarsipan, dan meminimalisir terjadinya kesalahan atau ketidakcocokan tugas.

Surat tugas juga memiliki beberapa kekurangan, seperti memerlukan biaya yang cukup besar, dan memerlukan waktu yang cukup lama untuk pengaplikasiannya. Namun, meskipun ada kekurangan, surat tugas tetaplah penting dan diperlukan sebagai suatu dokumen resmi dalam instansi atau perusahaan.

Demikianlah penjelasan tentang surat tugas, termasuk apa itu surat tugas, mengapa surat tugas penting, kapan surat tugas dibutuhkan, dimana surat tugas digunakan, kelebihan dan kekurangan surat tugas, bagaimana menulis surat tugas yang baik dan benar, cara membaca surat tugas dengan mudah, dan contoh surat tugas yang benar dan lengkap.

Rizky Pratama

Halo, Saya adalah penulis artikel dengan judul Contoh Surat Tugas Sekolah yang dipublish pada di website Mapel

Artikel Terkait

Leave a Comment